Dirección Fiscal

Al emitir una factura, o recibir una factura de un proveedor; que dirección debemos colocar?

1) Si Facturamos a una Persona Juridica (Empresa), Contribuyente o Contribuyente formal, debemos indicar la dirección Fiscal. Esta es la que aparece en la planilla del RIF del Contribuyente.

2) Si es un Consumidor Final o Persona Natural, para la dirección fiscal bastará El Sector donde reside y la Ciudad. No hay que indicar calles ni No. de casa ni apartamento.

3) Si facturamos a una sucursal, siempre debemos colocar la dirección de la casa matriz, que es como aparece en el Rif del cliente.

Igual cuando un proveedor nos entrega una factura, debemos revisar que este correcta y cumpla con las formalidades.

Siempre que haya duda consulte los datos de su cliente en el Portal del seniat (www.seniat.gov.ve)

Rafael Rangel

Inventario según Art.177 de la Ley de I.S.L.R.

"Artículo 177. Los contribuyentes, responsables y terceros están obligados a llevar y mantener en el domicilio fiscal o establecimiento a través de medios manuales o magnéticos cuando la Administración Tributaria lo autorice, la siguiente información relativa al registro detallado de entradas y salidas de mercancías de los inventarios, mensuales, por unidades y valores así como los retiros y autoconsumo de bienes y servicios."
Tome en cuenta lo siguiente:

1. El valor en Bs. es calculado al costo promedio de los artículos.
2. El artículo dice que se puede llevar en medios magnéticos. (Archivos en Excel, Word, a2visor o PDF) pero con autorización del SENIAT. Para inventarios muy extensos.
3. Se habla de inventariar lo que se comercialice, consuma, o utilice en producción. Y si es producción inventariar los productos intermedios.
4. Hasta ahora, y mientras no cambie de opinión algún fiscal, Auto Consumo significa inventariar los bienes y servicios utilizados en manufactura.

Para bajar la Ley de ISLR de la página del SENIAT click aquí.

Importante: Es de hacer notar que el TOTAL de la columna Bs. en Entradas debe coincidir con el valor de la cuenta contable de COMPRAS, en el ejemplo serán Bs. 200.000,oo ya que los 60.000,oo son un gasto, y el TOTAL de la columna Bs. de Salidas debe coincidir con el valor de la cuenta contable COSTO DE VENTA, del mes en proceso.

Este formato es un reporte estandar de a2 Herramienta Admnistrativa Configurable.


A continuación un ejemplo:

Empresa Demostrativa, C.A.

RIF: J-8233333-3 NIT: 002222222 Libro de Inventario mes de Abril 2006

Que rollo con los Rollos de Auditoría de las Impresoras Fiscales....

Han habido muchas dudas con respecto a los rollos de auditoría de las impresoras fiscales.

Tengo que utilizar Rollo de Auditoría?
Me sirven los de las impresoras térmicas?
Por cuanto tiempo los guardo?

La providencia 0591 en su artículo 41 en su numeral 11 dice :

"Guardar en orden cronológico y en buen estado los Rollos de Auditoría por un período de dos años contínuos, contado a partir de la fecha de la última operación registrada en los Rollos"

Entonces Respondiendo:

Tengo que utilizar Rollo de Auditoría? Si.
Por cuanto tiempo los guardo? Por 2 años.
Me sirve la impresora térmica? Si el papel aguanta 2 años, si te sirve. Si no, reales mal invertidos.

Aunque los fabricantes de Impresoras fiscales térmicas dicen que para que duren los rollos de auditoría, hay que guardarlos en bolsas plásticas negras y en lugares oscuros, ya que la luz es lo que los deteriora.

También dice en las Disposiciones Transitorias (Tercera) que aquellos contribuyentes que emiten más de 5000 Facturas al mes , (que con la res.320 no tenian que imprimir copia de la factura), tendran 90 dias continuos para ajustarse a la providencia 0591, es decir se les vence el plazo el 30/04/2008. A partir del 01/05/2008 tienen que empezar a guardar Rollos de Auditoría.

Estos contribuyentes tenian que guardar las copias de las facturas por medios magnéticos.
Como a partir del 01/05/2008 tienen que usar rollos de auditoria, que van a hacer con lo que tenian guardado en medios magneticos?

Deben guardarlos por seis (6) años a partir de enero del año siguiente a aquel en que las mismas se generaron.

Rafael Rangel
DataLock Systems, C.A.

Quienes TIENEN QUE utilizar Máquina o Impresora Fiscal? Según Prov.257

Según el Artículo 8 de la providencia 257 hay que cumplir las tres (3) condiciones siguientes para tener que utilizar obligatoriamente máquinas o impresoras fiscales.

A.- Tienes que ser contribuyente ordinario o Si realizas operaciones en almacenes libres de impuesto (duty Free) o, Si no eres Contribuyente ordinario pero facturas más de 1500 Unidades Tributarias al año. (Bs.F 69.000,oo).

B.- Si el número de facturas emitidas a consumidores finales es mayor al emitido a personas jurídicas. (Para lo cual debe evaluarse el año calendario anterior, es decir, contar las facturas de Enero a Diciembre del año 2007.

C.- Si efectúa total o parcialmente alguna de las siguientes actividades económicas:

1. Venta de alimentos, bebidas, cigarrillos y demás manufacturas de tabaco, golosinas, confiterías, bombonerías y otros similares.

2. Venta de productos de limpieza de uso domestico e industrial.

3. Ventas de partes, piezas, accesorios, lubricantes, refrigerantes y productos de limpieza de vehículos automotores, así como el servicio de mantenimiento y reparación de vehículos automotores, siempre que estas operaciones se efectúen independientemente de la venta de los vehículos.

4. Venta de materiales de construcción, artículos de ferretería, herramientas, equipos y materiales de fontanería, plomería y calefacción, así como la venta de pinturas, barnices y lacas, vidrios y objetos de vidrio.

5. Venta de artículos de perfumería, cosméticos y de tocador.

6. Venta de relojes y artículos de joyería, así como su reparación y servicio técnico.

7. Venta de juguetes para niños y adultos, muñecos que representan personas o criaturas, modelos a escalas, sus accesorios, así como la venta o alquiler de películas y juegos.

8. Venta de artículos de cuero, textiles, calzados, prendas de vestir, accesorios para prendas de vestir, maletas, bolsos de manos, accesorios de viaje y artículos similares, asi como su reparación.

9. Venta de flores, plantas, semillas, abonos, así como los servicios de floristería.

10. Servicio de comida y bebidas para su consumo dentro o fuera de establecimientos tales como: restaurantes, bares, cantinas, cafés o similares; incluyendo los servicios de comidas y bebidas a domicilio.

11. Venta de productos farmacéuticos, medicinales, nutricionales, ortopédicos, lentes y sus accesorios.
12. Venta de equipos de computación, sus partes, piezas, accesorios y consumibles, así como la venta de equipos de impresión y fotocopiado, sus partes, piezas y accesorios.

13. Servicios de belleza, estética y acondicionamiento físico, tales como peluquerías, barberías, gimnasios, centro de masajes corporales y servicios conexos.
14. Servicio de lavado y pulitura de vehículos automotores.
15. Servicio de estacionamiento de vehículos automotores.
16. Servicio de fotocopiado, impresión, encuadernación y revelado fotográfico..

El plazo es hasta el 31/01/2009 o hasta que se le acabe la papeleria que tenga bajo la resolución 320.
Rafael Rangel
DataLock Systems, C.A

Formato de Factura Según Providencia 0591

Resumen Providencia 0591 Vigente a partir del 01/02/2008

1. Se aprueban solo 3 medios para emitir facturas: Formas Libres, Preimpresas y máquina fiscal (Las impresoras fiscales entran dentro de las máquinas fiscales)

IMPORTANTE: Las formas preimpresas se asumen como Talonarios. Las formas continuas preimpresas, también serán asumidas como Talonarios. Las formas libres, son las que vienen en blanco (excepto por su encabezado y pie legal) y se llenaran con los sistemas administrativos, computadoras e impresoras. Pueden ser en talonario o formas continuas.

2. Las formas Preimpresas solo se podrán llenar a mano, con bolígrafo o mecánicamente con máquina de escribir. No se pueden utilizar formatos en Excel, Word, etc. Y llenarlas con una impresora. NO se pueden utilizar IMPRESORAS.

3. Las formas libres solo se podrán llenar con Impresoras a través de computadora, no se puede llenar a mano ni con máquina de escribir.

4. Si en el formato preimpreso, falta algún dato (Forma de pago, dirección, etc) no se puede llenar manualmente ni mediante sellos húmedos. Se considera factura ilegal. Con Enmienda. Los documentos NO pueden llevar enmienda.

5. El artículo 8 indica quien estará obligado a utilizar maquina fiscal. Serán los que cumplan los 3 requisitos siguientes: a) vendan más de 1500 UT al año. B) en el año 2007, emitieron más facturas a consumidores finales que contribuyentes ordinarios y c) efectúen TOTAL o PARCIALMENTE las actividades descritas en los literales del artículo 8.

IMPORTANTE: Aquí hay que tener cuidado con la palabra “parcialmente”. Por ejemplo: Las farmacias NO están obligadas a utilizar impresoras fiscales, porque esa actividad no aparece en los literales del artículo 8. Pero si además de medicinas venden, golosinas o artículos de peluquería, ya cumplen con el literal 1 por lo tanto se les obliga a utilizar maquina fiscal.

6. Las personas que utilicen formas preimpresas como medio principal NO podrán utilizar otro medio de emisión de facturas, bajo ningún concepto. Solo en casos especiales con autorización por escrito del SENIAT, se podrán utilizar talonarios para ventas TEMPORALES en ferias, ventas móviles, ventas estaciónales y similares.

7. Las personas que utilicen formas libres tienen que tener un talonario que solo será utilizado cuando fallen los sistemas automatizados. Se utilizara un solo correlativo de número de control, y un solo correlativo de factura. Si se tienen sistemas centralizados, pero hay varios puntos de facturación, se repartirán las formas libres en los diferentes puntos pero todos utilizaran el mismo correlativo de factura. Si no hay sistemas centralizados o sucursales, se emitirán series de factura con un correlativo de factura y control individual para cada una. Si tiene vendedores en la calle, NO pueden hacer talonarios con series para los mismos. Los talonarios son solamente para problemas con los sistemas.

8. Si posee impresora fiscal, utilizara talonario cuando se dañen los sistemas o impresoras fiscales o cuando tenga vendedores fuera del establecimiento.

9. En la computadora donde se conecte una impresora fiscal no se puede conectar otra impresora.

10. Las solicitudes de las formas a las imprentas se harán por escrito, con una copia del RIF de la empresa. Una vez que una imprenta nos surta de formatos bajo la providencia 0591, NO podemos cambiar de imprenta sin autorización del SENIAT, hay que hacer una solicitud explicando las causas y esperar que la respuesta aparezca en el portal del seniat. Mientras la respuesta no aparezca en el portal del SENIAT no podremos utilizar otra imprenta.

11. Ahora en la factura hay que especificar la forma de pago: (Efectivo, cheque, tarjeta, otros). Al preguntar lo que sucedía con las de crédito, nos respondieron que a lo que nos paguen, debemos buscar la copia de la factura e indicar como fue. Claro, esto solo funciona con los talonarios, ya que las facturas no pueden llevar enmienda. Aquí el instructor indico que en realidad no se explica ese campo, y que lo mejor es que asumamos como nos van a pagar y lo indiquemos de una vez.

12. Las facturas, Notas de entrega, Notas de Crédito y Débito, NO podrán tener más de una página, ya que la norma dice que cada documento debe llevar un número de control único. Por otro lado, si la descripción del renglón del producto o servicio a vender, es demasiado largo se pueden utilizar hasta un máximo de 5 líneas. En ningún momento la descripción del bien podrá tener más de 5 líneas.

13. El número de Control preimpreso en las facturas esta compuesto de un identificador y un consecutivo: La primera vez que se manden a hacer las facturas se comenzará con el identificador en 00 y el consecutivo en 1. Importante: El consecutivo no podrá ser rellenado con ceros delante.

Aqui hay que resaltar lo siguiente: El número de control es único para la empresa. Esto implica que si se mandan a hacer 4 series de 10 talonarios cada una y cada talonario trae 50 facturas, mas un talonario de Nota de crédito y uno de nota de débito, tendremos 4 numeraciones de factura, NC y ND, pero un solo número de control.

Ejemplo: Serie A Factura del 1 al 500. Control del 00-1 al 00-500. Serie B Factura del 1 al 500. Control del 00-501 al 00-1001. Serie C. Factura del 1 al 500, Control del 00-1002 al 1502. Nota de Credito del 1 al 50. Control del 00-1503 al 00-1553. Nota de Debito del 1 al 50. Control del 00-1554 al 00-1604.

14.- El formato de la fecha es DD-MM-AAAA, No encierren la fecha en casilla, no las separen con "/". No la coloquen en letras. Más claro no canta un Gallo. Si mandas a hacer un Talonario, que te las separen con el guión. Los mismo para la fecha de elaboración del talonario por parte de la imprenta. En consulta con varios funcionarios del SENIAT, unos dicen que tiene que ser como dice la providencia, utilizando el guión. Otros dicen, que eso no importa. Pero a la hora de la fiscalización, el fiscal que te toque, con la providencia en la mano, que crees que pasará?

15.- Con respecto al almacenamiento de los rollos de auditoria de las máquinas fiscales, estos se deben guardar en ORDEN CRONOLOGICO, supuestamente por 6 años, pero nos dieron el tip de que hay una ley por alli que dice 10 años. En pocas palabras, si le entregas al fiscal una bolsa o una caja con los rollitos para pretender que el los ordene, estas sancionado. En el caso de las facturas se deben guardar cronologicamente en una carpeta y las carpetas cronológicamente en el archivo, caja o estante destinado a ese fin. Ojo entonces también con el tipo de papel que utilicen para lel rollo de auditoría, el térmico no dura meses, menos años.

16 En las Disposiciones Transitorias se especifica que si la empresa opera desde antes del 01/02/2008, pero no usa máquina fiscal, y esta obligado a usarla por el artículo 8, tendra hasta el 01/02/2009 para adquirirla. Pero si ya venia usando una (bajo resolución 320) tendra hasta el 01/02/2010, para cambiarla o repotenciarla.

Por otro lado, si por la providencia 0591 la empresa esta obligada a usar Impresora Fiscal y actualmente utiliza forma libre bajo resolución 320, y llega el 31/08/2008 o se le acaba la papeleria, NO PODRA mandar a hacer más forma libre. Deberá utilizar Formatos Manuales Preimpresos hasta que adquiera la impresora fiscal.

Rafael Rangel
DataLock Systems, C.A.

Impuesto a las Transacciones Financieras (ITF)

Como saben el 1ro de Noviembre de 2007se comenzó a pechar el Impuesto a las transacciones financieras (ITF) (1.5%).

Muchos de los que manejan el modulo de bancos del a2 administrativo, lo activaron como "Débito Bancario", ya que efectivamente, el banco emite la nota de crédito por cada cheque que emitimos. Desde el punto de vista administrativo funciona, pero hay que tener cuidado es desde el punto de vista contable.

Por otro lado, otros dicen que van a pagar mas en efectivo o recurrir a cuentas personales, para ahorrar este impuesto.

Este no es un débito bancario. El impuesto es a la transacción financiera, o sea el pago de una deuda. Que de lo común efectuamos con Cheque.

En la ley se explica, en el articulo 17, que el 1.5% de impuesto a las transacciones para cancelación de deudas, sea con cheque o en efectivo, las hay que enterar al SENIAT.

Si se paga con cheque, el Banco es quien enterara el impuesto. Aquí no hay problema.

Pero si paga en efectivo o cheque personal, y su empresa es Contribuyente Especial o tiene vinculación Jurídica con alguno, usted debe ir al SENIAT a pagar el 1.5% de la transacción.

Vinculación significa tener relación. Es decir si un socio de esta empresa es socio de algún contribuyente especial.

Cuando? Segun el calendario de contribuyentes especiales, es decir, las transacciones del 1 al 15 del mes las enteras del 16 al 18, y las del 16 al 31 del mes, del 1 al 3 del mes siguiente.

Como se pagara en el SENIAT?, que planilla se utiliza?

El primer pago hay que hacerlo del 16 al 18 de Noviembre, para las transacciones pagadas en efectivo del 1 al 15 de Noviembre.

Que comprobante me quedara entonces de que pague el ITF?El comprobante de egreso del cheque, anexo con el documento a pagar. Y el estado de cuenta del Banco.

Recomiendo estar muy atento a la pagina del seniat www.seniat.gov.ve para verificar cual sera el mecanismo para las transacciones en efectivo.

Rafael Rangel
DataLock Systems, C.A.

Contribuyentes Especiales - Ventas

Si nuestro cliente tiene estatus de "Contribuyente Especial", aplicado por el SENIAT, se lo indicaremos al a2 en la plantilla de clientes. En la versión 2.97 de a2, se configura para que al momento del cliente pagar, introduzcamos la retención del 75% del IVA. Si es de otro período, se nos informará que irá como un ajuste al libro de ventas. Al momento de imprimir el libro, tenemos que seleccionar que se impriman dichos ajustes. Si somos "Contribuyentes Especiales", se lo asignamos al a2 en "Titulos y Correlativos", de esta manera, al registrar compras, podremos generar la retención del 75% del IVA. El sistema genera el comprobante de retención asi como el archivo que se pasara por el portal del SENIAT.

Rafael Rangel
DataLock Systems, C.A.

Centros de Costo

Un Centro de Costo, es un elemento de análisis dentro de un sistema de contabilidad (Incluido en a2 Contabilidad). Puede ser un Departamento de una empresa, un Vendedor, un Activo (Maquinaria, Equipo, Vehículos), un producto en proceso de fabricación, etc.. Cualquier elemento que necesite ser analizado, en cuanto a los costos que representa para la empresa. Esto se hace enlazando una cuenta o cuentas de costos o gastos, a los centros a analizar.

Por ejemplo:

Una empresa alquila maquinaria; posee 10 Tractores. Su contabilidad indica que recibe por alquiler 10 millones de Bs. y gasta en mantenimiento 5 millones. Aparentemente hay rentabilidad. Pero si cada Tractor se define como un Centro de Costo y se codifica, cada vez que se mueva la cuenta de ingreso por alquiler, se indicará cual Tractor se alquiló. de igual manera, cada vez que compremos repuestos indicaremos a cual Tractor se le colocó.

Al pedir el reporte de análisis de Centros de Costo podríamos observar que siempre se alquilan los mismos Tractores, o que de los 5 Millones de mantenimiento, 3 millones se los lleva el mismo Tractor todos los meses. Alli se pueden tomar decisiones.

Rafael Rangel
DataLock Systems, C.A.

Devolución o Anulación. He alli el dilema....

Siempre me preguntan si deben anular facturas o efectuar devoluciones. Eso en realidad depende de las políticas de la empresa. Si tienen procesos estrictos casi ISO, de seguro seran siempre Devoluciones. Si son más flexibles, anulaciones, o ambas.

Desde el punto de vista de la Herramienta Administrativa. ¿Cuando hacer Devolución y cuando anulación?
La devolución se puede hacer en cualquier momento, sin importar si la factura es de Crédito o Contado, si es total o parcial (devolviendo solo parte de la mercancía), o si la factura es del mes en curso o de un período anterior.

Si la factura es de contado, Se carga la factura, y al totalizar, devuelve el inventario al depósito, hay que entrar en forma de pago e indicar que se pagó, de lo contrario generará una nota de credito en CxC, (lo cual hay que hacer si es de crédito la factura). Se genera una NC, a partir de la versión 2.97 que aparece en el libro de ventas (en las anteriores aparecia como DEV), en negativo para bajar el débito fiscal. Y se imprime un formato de NC que debe firmar el cliente para tener el soporte. En este caso, este documento es el válido, no es necesario tener el original de la factura.

La Anulación, devuelve el material al depósito, coloca en cero los montos de la factura, cambia el nombre del cliente a ***ANULADO***, si era de crédito, borra la cuenta por cobrar. En el libro de ventas aparece la factura con los montos en cero.

Aqui si se requiere el original de la factura, junto con la copia, colocando un sello húmedo de ANULADO y una leyenda explicando la razón de la anulación.

No se pueden anular facturas de períodos anteriores, así como facturas pagadas y que tengan recibo de caja, aquellas en las que el cliente tiene el tilde "Registra Operaciones de Contado", y las que provienen de cargar Notas de entrega.

Rafael Rangel
DataLock Systems, C.A.

Tipos y Estatus de Facturas

En a2 Administrativo las Facturas pueden ser: Contado, Crédito.

Estas a su vez pueden estar: Pendientes, Procesadas o Anuladas.
Existe otro estatus que no es de factura: Tránsito. Pero aplica al resto de documentos.

Pendiente: Es cuando no hemos concluido el documento y pulsamos el botón de "Grabar" para continuarlo luego. Se continua llamándolo con el Botón "Cargar".
Transito: (No aplica a Facturas). Es cuando el documento ya esta concluido y totalizado. En el caso de las Notas de Entrega, afectan el inventario.
Procesado: En el caso de las facturas, es cuando se totaliza y concluye la factura. En el resto de los documentos, sucede cuando se ha convertido en factura, o en Nota de entrega.
Anulado: Cuando se quiere desechar el documento. A partir de la versión 2.8 funciona con las facturas y devoluciones de compra y venta en versiones anteriores, solo las nota de entrega, en las cuales reversa la operación de inventario.

Hay que tener mucho cuidado al trabajar con estos documentos. Se puede emitir un presupuesto o un pedido, el cual queda en "Transito". Luego Cargarlo en una Nota de Entrega. Ya aquí el pedido o presupuesto quedan "Procesados", la nota de entrega descarga de inventario y queda en "Transito". Si luego se emite una factura a partir de esa Nota de entrega, NO se vuelve a descargar el inventario, La nota queda "Procesada" y la factura si se concluye también queda "Procesada". En el periodo de trabajo, las notas de entrega "Procesadas" aparecen y pueden ser cargadas en otra factura, y si se van a descargar nuevamente el inventario.

Rafael Rangel
DataLock Systems, C.A.