Estaciones de Servicio e impresoras fiscales....

Hay algunas Estaciones de Servicio, que al tener una Tienda de Conveniencia, pasan a utilizar Impresora Fiscal.

El problema es que estas manejan 2 dígitos en los decimales, y la gasolina se maneja con 3 digitos.

Esto genera algunos problemas con respecto al precio y cantidades para la empresa, ya que en algunas facturas se pierde dinero. Y en otros casos, si facturas a crédito, las empresas clientes no quieren recibir la factura fiscal ya que no da los montos exactos.

Otro detalle para inventigación

Rafael Rangel

Vence el 31de Agosto de 2008 un plazo para la Prov. 0591. Cual plazo?

La providencia 0591, daba como plazo para dejar de utilizar la papeleria existente bajo resolución 320, 6 meses despues de su entrada en vigencia.

Comenzo el 1ro de Febrero de 2008, el plazo era el 1ro de Julio de 2008.

Esto fue prorrogado, en las noticias del portal del SENIAT hasta el 31 de agosto de 2008. Más no ha aparecido en Gaceta Oficial, y la noticia ya la quitaron del Portal http://www.seniat.gob.ve/

Quiere decir que los que facturan por Talonario con la res. 320, ya tienen que tener nuevos talonarios bajo la prov.0591 para comenzar a usarlos el 1ro. de Septiembre de 2008. Y si sobran, tienen que pasar una carta al SENIAT indicando desde cual factura y control hasta cual factura y control le sobraron.

Los que facturan por Forma Libre con la res. 320, ya tienen que tener nuevas formas bajo la prov.0591 para comenzar a usarlos el 1ro. de Septiembre de 2008. Y si sobran, tienen que pasar una carta al SENIAT indicando desde cual control hasta cual control le sobraron.

Y los que le sale utilizar máquina fiscal, tiene chance hasta el 01/02/2009. Pero la papeleria de la resolucion 320, la deja de usar este 31 de agosto.

Que va a utilizar a partir del 01/09/2008? Hay un criterio que dice que se asume que la máquina fiscal esta ausente, por lo que se recurre a Talonario. Aqui el que vienen trabajando manualmente no tiene problemas, pero el que esta automatizado, retrocede a manual.

Hay otro criterio que dice que el que estaba usando forma libre res.320, puede mandar a hacer forma libre bajo la prov. 0591 hasta el 1ro de feb. de 2009.

Cual seria mi sugerencia?
1.- Si tiene la posibilidad, compre de una vez su máquina fiscal, y no espere al año que viene.
2.- Si no la tiene, haga una consulta por escrito al SENIAT, y amparese con ella mientras tanto.

Rafael Rangel

Tengo que utilizar Impresora Fiscal. Como imprimo las Ordenes de Entrega?

La pregunta de las 60 mil lochas. Si leimos bien la providencia. En el Art.6 de la Prov.591, sobre los medios de emisión de documentos, sólo se meciona Factura, Nota de Crédito y Débito. En los Art. 19 y 20 se habla de para que sirven las Ordenes de entrega y que se debe imprimir en ellas. Pero en ninguna parte se dice COMO imprimir una.

En el Art. 10 dice que los usuarios de Impresoras Fiscales, NO PODRAN utilizar otro medio para emitir FACTURAS, NOTAS DE DEBITO Y NOTAS DE CREDITO, salvo cuando ocurran las situaciones descritas despues, máquinas inoperantes, etc. No mencionan las Ordenes de Entrega.

Evidentemente una impresora fiscal no puede imprimir Ordenes de Entrega. Ya se descarta ese medio.

Forma Libre?. Eso deja la posibilidad de que por alli se impriman facturas y los otros documentos, que estan prohibido hacerlos en ese medio.

Nos queda Talonario, preimpreso. Y esto aplicaría tambien para la Nota de Débito ya que la Impresora fiscal si imprime Nota de Crédito.

Otros preguntan, si se puede utilizar hojas blancas, como venian haciendo. La providencia en su Art. 20 exige que se cumpla el Numeral 3 del artículo 12, que indica que tiene que traer Numero de Control Preimpreso.

Sin embargo al consultar a algunos funcionarios del SENIAT en Maracaibo, nos indican que como la en la prov.0591 no se estipula como generar la Orden de Entrega, se puede utilizar forma libre o talonario, cualquiera de las dos.

Como hacer con Los Bodegones que tienen que utilizar impresora fiscal y venden al mayor tambien? Emiten la factura por la Imp. Fiscal y la Guia de licores, le generan por a2 utilizando Guia de Despacho y Forma Libre. Se adecua el formato de la guia de despacho para que cumpla lo establecido en la Ley de Licores.

Dirección Fiscal

Al emitir una factura, o recibir una factura de un proveedor; que dirección debemos colocar?

1) Si Facturamos a una Persona Juridica (Empresa), Contribuyente o Contribuyente formal, debemos indicar la dirección Fiscal. Esta es la que aparece en la planilla del RIF del Contribuyente.

2) Si es un Consumidor Final o Persona Natural, para la dirección fiscal bastará El Sector donde reside y la Ciudad. No hay que indicar calles ni No. de casa ni apartamento.

3) Si facturamos a una sucursal, siempre debemos colocar la dirección de la casa matriz, que es como aparece en el Rif del cliente.

Igual cuando un proveedor nos entrega una factura, debemos revisar que este correcta y cumpla con las formalidades.

Siempre que haya duda consulte los datos de su cliente en el Portal del seniat (www.seniat.gov.ve)

Rafael Rangel

Que rollo con los Rollos de Auditoría de las Impresoras Fiscales....

Han habido muchas dudas con respecto a los rollos de auditoría de las impresoras fiscales.

Tengo que utilizar Rollo de Auditoría?
Me sirven los de las impresoras térmicas?
Por cuanto tiempo los guardo?

La providencia 0591 en su artículo 41 en su numeral 11 dice :

"Guardar en orden cronológico y en buen estado los Rollos de Auditoría por un período de dos años contínuos, contado a partir de la fecha de la última operación registrada en los Rollos"

Entonces Respondiendo:

Tengo que utilizar Rollo de Auditoría? Si.
Por cuanto tiempo los guardo? Por 2 años.
Me sirve la impresora térmica? Si el papel aguanta 2 años, si te sirve. Si no, reales mal invertidos.

Aunque los fabricantes de Impresoras fiscales térmicas dicen que para que duren los rollos de auditoría, hay que guardarlos en bolsas plásticas negras y en lugares oscuros, ya que la luz es lo que los deteriora.

También dice en las Disposiciones Transitorias (Tercera) que aquellos contribuyentes que emiten más de 5000 Facturas al mes , (que con la res.320 no tenian que imprimir copia de la factura), tendran 90 dias continuos para ajustarse a la providencia 0591, es decir se les vence el plazo el 30/04/2008. A partir del 01/05/2008 tienen que empezar a guardar Rollos de Auditoría.

Estos contribuyentes tenian que guardar las copias de las facturas por medios magnéticos.
Como a partir del 01/05/2008 tienen que usar rollos de auditoria, que van a hacer con lo que tenian guardado en medios magneticos?

Deben guardarlos por seis (6) años a partir de enero del año siguiente a aquel en que las mismas se generaron.

Rafael Rangel
DataLock Systems, C.A.

Formato de Factura Según Providencia 0591

Resumen Providencia 0591 Vigente a partir del 01/02/2008

1. Se aprueban solo 3 medios para emitir facturas: Formas Libres, Preimpresas y máquina fiscal (Las impresoras fiscales entran dentro de las máquinas fiscales)

IMPORTANTE: Las formas preimpresas se asumen como Talonarios. Las formas continuas preimpresas, también serán asumidas como Talonarios. Las formas libres, son las que vienen en blanco (excepto por su encabezado y pie legal) y se llenaran con los sistemas administrativos, computadoras e impresoras. Pueden ser en talonario o formas continuas.

2. Las formas Preimpresas solo se podrán llenar a mano, con bolígrafo o mecánicamente con máquina de escribir. No se pueden utilizar formatos en Excel, Word, etc. Y llenarlas con una impresora. NO se pueden utilizar IMPRESORAS.

3. Las formas libres solo se podrán llenar con Impresoras a través de computadora, no se puede llenar a mano ni con máquina de escribir.

4. Si en el formato preimpreso, falta algún dato (Forma de pago, dirección, etc) no se puede llenar manualmente ni mediante sellos húmedos. Se considera factura ilegal. Con Enmienda. Los documentos NO pueden llevar enmienda.

5. El artículo 8 indica quien estará obligado a utilizar maquina fiscal. Serán los que cumplan los 3 requisitos siguientes: a) vendan más de 1500 UT al año. B) en el año 2007, emitieron más facturas a consumidores finales que contribuyentes ordinarios y c) efectúen TOTAL o PARCIALMENTE las actividades descritas en los literales del artículo 8.

IMPORTANTE: Aquí hay que tener cuidado con la palabra “parcialmente”. Por ejemplo: Las farmacias NO están obligadas a utilizar impresoras fiscales, porque esa actividad no aparece en los literales del artículo 8. Pero si además de medicinas venden, golosinas o artículos de peluquería, ya cumplen con el literal 1 por lo tanto se les obliga a utilizar maquina fiscal.

6. Las personas que utilicen formas preimpresas como medio principal NO podrán utilizar otro medio de emisión de facturas, bajo ningún concepto. Solo en casos especiales con autorización por escrito del SENIAT, se podrán utilizar talonarios para ventas TEMPORALES en ferias, ventas móviles, ventas estaciónales y similares.

7. Las personas que utilicen formas libres tienen que tener un talonario que solo será utilizado cuando fallen los sistemas automatizados. Se utilizara un solo correlativo de número de control, y un solo correlativo de factura. Si se tienen sistemas centralizados, pero hay varios puntos de facturación, se repartirán las formas libres en los diferentes puntos pero todos utilizaran el mismo correlativo de factura. Si no hay sistemas centralizados o sucursales, se emitirán series de factura con un correlativo de factura y control individual para cada una. Si tiene vendedores en la calle, NO pueden hacer talonarios con series para los mismos. Los talonarios son solamente para problemas con los sistemas.

8. Si posee impresora fiscal, utilizara talonario cuando se dañen los sistemas o impresoras fiscales o cuando tenga vendedores fuera del establecimiento.

9. En la computadora donde se conecte una impresora fiscal no se puede conectar otra impresora.

10. Las solicitudes de las formas a las imprentas se harán por escrito, con una copia del RIF de la empresa. Una vez que una imprenta nos surta de formatos bajo la providencia 0591, NO podemos cambiar de imprenta sin autorización del SENIAT, hay que hacer una solicitud explicando las causas y esperar que la respuesta aparezca en el portal del seniat. Mientras la respuesta no aparezca en el portal del SENIAT no podremos utilizar otra imprenta.

11. Ahora en la factura hay que especificar la forma de pago: (Efectivo, cheque, tarjeta, otros). Al preguntar lo que sucedía con las de crédito, nos respondieron que a lo que nos paguen, debemos buscar la copia de la factura e indicar como fue. Claro, esto solo funciona con los talonarios, ya que las facturas no pueden llevar enmienda. Aquí el instructor indico que en realidad no se explica ese campo, y que lo mejor es que asumamos como nos van a pagar y lo indiquemos de una vez.

12. Las facturas, Notas de entrega, Notas de Crédito y Débito, NO podrán tener más de una página, ya que la norma dice que cada documento debe llevar un número de control único. Por otro lado, si la descripción del renglón del producto o servicio a vender, es demasiado largo se pueden utilizar hasta un máximo de 5 líneas. En ningún momento la descripción del bien podrá tener más de 5 líneas.

13. El número de Control preimpreso en las facturas esta compuesto de un identificador y un consecutivo: La primera vez que se manden a hacer las facturas se comenzará con el identificador en 00 y el consecutivo en 1. Importante: El consecutivo no podrá ser rellenado con ceros delante.

Aqui hay que resaltar lo siguiente: El número de control es único para la empresa. Esto implica que si se mandan a hacer 4 series de 10 talonarios cada una y cada talonario trae 50 facturas, mas un talonario de Nota de crédito y uno de nota de débito, tendremos 4 numeraciones de factura, NC y ND, pero un solo número de control.

Ejemplo: Serie A Factura del 1 al 500. Control del 00-1 al 00-500. Serie B Factura del 1 al 500. Control del 00-501 al 00-1001. Serie C. Factura del 1 al 500, Control del 00-1002 al 1502. Nota de Credito del 1 al 50. Control del 00-1503 al 00-1553. Nota de Debito del 1 al 50. Control del 00-1554 al 00-1604.

14.- El formato de la fecha es DD-MM-AAAA, No encierren la fecha en casilla, no las separen con "/". No la coloquen en letras. Más claro no canta un Gallo. Si mandas a hacer un Talonario, que te las separen con el guión. Los mismo para la fecha de elaboración del talonario por parte de la imprenta. En consulta con varios funcionarios del SENIAT, unos dicen que tiene que ser como dice la providencia, utilizando el guión. Otros dicen, que eso no importa. Pero a la hora de la fiscalización, el fiscal que te toque, con la providencia en la mano, que crees que pasará?

15.- Con respecto al almacenamiento de los rollos de auditoria de las máquinas fiscales, estos se deben guardar en ORDEN CRONOLOGICO, supuestamente por 6 años, pero nos dieron el tip de que hay una ley por alli que dice 10 años. En pocas palabras, si le entregas al fiscal una bolsa o una caja con los rollitos para pretender que el los ordene, estas sancionado. En el caso de las facturas se deben guardar cronologicamente en una carpeta y las carpetas cronológicamente en el archivo, caja o estante destinado a ese fin. Ojo entonces también con el tipo de papel que utilicen para lel rollo de auditoría, el térmico no dura meses, menos años.

16 En las Disposiciones Transitorias se especifica que si la empresa opera desde antes del 01/02/2008, pero no usa máquina fiscal, y esta obligado a usarla por el artículo 8, tendra hasta el 01/02/2009 para adquirirla. Pero si ya venia usando una (bajo resolución 320) tendra hasta el 01/02/2010, para cambiarla o repotenciarla.

Por otro lado, si por la providencia 0591 la empresa esta obligada a usar Impresora Fiscal y actualmente utiliza forma libre bajo resolución 320, y llega el 31/08/2008 o se le acaba la papeleria, NO PODRA mandar a hacer más forma libre. Deberá utilizar Formatos Manuales Preimpresos hasta que adquiera la impresora fiscal.

Rafael Rangel
DataLock Systems, C.A.