Devolución o Anulación. He alli el dilema....

Siempre me preguntan si deben anular facturas o efectuar devoluciones. Eso en realidad depende de las políticas de la empresa. Si tienen procesos estrictos casi ISO, de seguro seran siempre Devoluciones. Si son más flexibles, anulaciones, o ambas.

Desde el punto de vista de la Herramienta Administrativa. ¿Cuando hacer Devolución y cuando anulación?
La devolución se puede hacer en cualquier momento, sin importar si la factura es de Crédito o Contado, si es total o parcial (devolviendo solo parte de la mercancía), o si la factura es del mes en curso o de un período anterior.

Si la factura es de contado, Se carga la factura, y al totalizar, devuelve el inventario al depósito, hay que entrar en forma de pago e indicar que se pagó, de lo contrario generará una nota de credito en CxC, (lo cual hay que hacer si es de crédito la factura). Se genera una NC, a partir de la versión 2.97 que aparece en el libro de ventas (en las anteriores aparecia como DEV), en negativo para bajar el débito fiscal. Y se imprime un formato de NC que debe firmar el cliente para tener el soporte. En este caso, este documento es el válido, no es necesario tener el original de la factura.

La Anulación, devuelve el material al depósito, coloca en cero los montos de la factura, cambia el nombre del cliente a ***ANULADO***, si era de crédito, borra la cuenta por cobrar. En el libro de ventas aparece la factura con los montos en cero.

Aqui si se requiere el original de la factura, junto con la copia, colocando un sello húmedo de ANULADO y una leyenda explicando la razón de la anulación.

No se pueden anular facturas de períodos anteriores, así como facturas pagadas y que tengan recibo de caja, aquellas en las que el cliente tiene el tilde "Registra Operaciones de Contado", y las que provienen de cargar Notas de entrega.

Rafael Rangel
DataLock Systems, C.A.

Tipos y Estatus de Facturas

En a2 Administrativo las Facturas pueden ser: Contado, Crédito.

Estas a su vez pueden estar: Pendientes, Procesadas o Anuladas.
Existe otro estatus que no es de factura: Tránsito. Pero aplica al resto de documentos.

Pendiente: Es cuando no hemos concluido el documento y pulsamos el botón de "Grabar" para continuarlo luego. Se continua llamándolo con el Botón "Cargar".
Transito: (No aplica a Facturas). Es cuando el documento ya esta concluido y totalizado. En el caso de las Notas de Entrega, afectan el inventario.
Procesado: En el caso de las facturas, es cuando se totaliza y concluye la factura. En el resto de los documentos, sucede cuando se ha convertido en factura, o en Nota de entrega.
Anulado: Cuando se quiere desechar el documento. A partir de la versión 2.8 funciona con las facturas y devoluciones de compra y venta en versiones anteriores, solo las nota de entrega, en las cuales reversa la operación de inventario.

Hay que tener mucho cuidado al trabajar con estos documentos. Se puede emitir un presupuesto o un pedido, el cual queda en "Transito". Luego Cargarlo en una Nota de Entrega. Ya aquí el pedido o presupuesto quedan "Procesados", la nota de entrega descarga de inventario y queda en "Transito". Si luego se emite una factura a partir de esa Nota de entrega, NO se vuelve a descargar el inventario, La nota queda "Procesada" y la factura si se concluye también queda "Procesada". En el periodo de trabajo, las notas de entrega "Procesadas" aparecen y pueden ser cargadas en otra factura, y si se van a descargar nuevamente el inventario.

Rafael Rangel
DataLock Systems, C.A.