La Caja Chica

Muchas empresas utilizan esta figura para manejar gastos pequeños.
Sin embargo con el crecimiento desdemedido de Contribuyentes especiales, ha cobrado vigencia ya que aquellas facturas menores a 20 unidades tributarias (Actualmente Bs. 76 lo que da un monto de Bs. 1520,oo) no seran objeto de retención de IVA (75% del mismo).

La caja chica es un fondo que la empresa emplea `para los gastos menores.Este dinero no se carga a contabilidad con cada transacción, sino al reponer el fondo.

PASOS PARA ELABORAR UNA PLANILLA DE CAJA CHICA
Esta planilla de Caja Chica permite manejar la contabilidad misma durante el ejercicio fiscal y llevar un registro detallado de los movimientos realizados, así como también revisar un resumen anual.
Esta planilla está compuesta por trece hojas, cada una representada por una pestaña que aparece en la esquina inferior izquierda de la planilla.
Cada hoja representa el estado de un mes de la Caja Chica, desde enero hasta diciembre, y la última -Anual- es un resumen de los movimientos realizados durante todo el año.

CREACION Y FUNCIONAMIENTO DE LA CAJA CHICA

Para crearse el fondo fijo de caja chica; se harán los siguientes asientos de diario:

a. cuando se emite el comprobante, autorizando la creación de la caja chica.

Caja chica 5000
Comprobantes por pagar 5000

b. Al emitir el cheque, para retirar el dinero del banco, para dicho fondo:

Comprobantes por pagar 5000
Banco 5000

Luego, los recibos pagados por caja chica se codificaran y contabilizaran a las cuentas por cargar;
y efectuar con ellos las anotaciones en el registro de comprobantes con abono a comprobantes por pagar.

Posteriormente, cuaNdo se haga el reembolso a la caja chica, se emitirá un cheque, con cargo a “comprobantes por pagar” y abono a banco.

Por ejemplo si la caja chica pagó:

Por luz y teléfonos Bs.100
Por artículos de oficina Bs.150
Por fletes de entrega Bs.100 tendremos:

a. para cargar las cuentas que dieron origen a los pagos efectuados:

Gastos generales 100
Artículos de oficina 150
Fletes de ventas 100
Comprobantes por pagar 350

b. para registrar el cheque emitido, para el reembolso a caja chica:

Comprobante por pagar 350
Banco 350

Lo anterior se refiere a los asientos contables que haria el contador en el libro Diario.

LA CUENTA "CAJA PRINCIPAL".
Ha sido la forma tradicional de registrar el dinero efectivo; Anteriormente era una cuenta importante, ya que manejaba todo el efectivo de la empresa, Sin embargo, en la actualidad, solo tiene un fin temporal, para registrar el ingreso del efectivo a la empresa, y luego su traslado al banco.

LA CUENTA "CAJA CHICA".
Para los pagos menudos, a fin de no hacer cheques por pequeñas cantidades, se suele crear la caja chica, con un fondo fijo, según la empresa y sus requerimientos.
Actualmente un promedio de fondo es de Bs. 5000,oo, aproximadamente 65 Unidades Tributarias, pero dependiendo de la actividad de la empresa y su movimiento, puede ser mucho mayor.
Según el decreto 3776 del 18-06/2005 para los entes públicos su máximo es de 200 Unidades tributarias.

La cuenta de caja chica no se movilizara, sino al momento de ser creado el fondo fijo o cuando se decida aumentar o disminuir su cuantía o al momento de decidirse su eliminación.

Se creara con un cargo a la cuenta de caja chica y con un abono a banco y nunca más se movilizara dicha cuenta, con las excepciones indicadas.

Con el fondo de la caja chica se van cancelando los pagos pequeños y se conservan los correspondientes comprobantes numerados. Cuando el fondo tienda a agotarse, cada fin de mes o al cierre de libros, se repondrá con un cheque; el cual se cargara no a la cuenta de caja chica sino a cada una de las cuentas que dieron origen a los desembolsos de caja chica, de acuerdo a los respectivos comprobantes citados.

El cheque de reposición del fondo de caja chica suele hacerse a nombre de la persona encargada de manejarla; quien solo podrá efectuar los pagos previamente autorizados. El custodio de la caja chica nunca ha de recibir dinero y, en caso de recibirlo ha de depositarlo integro en la cuenta bancario de la empresa