1. Se aprueban solo 3 medios para emitir facturas: Formas Libres, Preimpresas y máquina fiscal (Las impresoras fiscales entran dentro de las máquinas fiscales)
IMPORTANTE: Las formas preimpresas se asumen como Talonarios. Las formas continuas preimpresas, también serán asumidas como Talonarios. Las formas libres, son las que vienen en blanco (excepto por su encabezado y pie legal) y se llenaran con los sistemas administrativos, computadoras e impresoras. Pueden ser en talonario o formas continuas.
2. Las formas Preimpresas solo se podrán llenar a mano, con bolígrafo o mecánicamente con máquina de escribir. No se pueden utilizar formatos en Excel, Word, etc. Y llenarlas con una impresora. NO se pueden utilizar IMPRESORAS.
3. Las formas libres solo se podrán llenar con Impresoras a través de computadora, no se puede llenar a mano ni con máquina de escribir.
4. Si en el formato preimpreso, falta algún dato (Forma de pago, dirección, etc) no se puede llenar manualmente ni mediante sellos húmedos. Se considera factura ilegal. Con Enmienda. Los documentos NO pueden llevar enmienda.
5. El artículo 8 indica quien estará obligado a utilizar maquina fiscal. Serán los que cumplan los 3 requisitos siguientes: a) vendan más de 1500 UT al año. B) en el año 2007, emitieron más facturas a consumidores finales que contribuyentes ordinarios y c) efectúen TOTAL o PARCIALMENTE las actividades descritas en los literales del artículo 8.
IMPORTANTE: Aquí hay que tener cuidado con la palabra “parcialmente”. Por ejemplo: Las farmacias NO están obligadas a utilizar impresoras fiscales, porque esa actividad no aparece en los literales del artículo 8. Pero si además de medicinas venden, golosinas o artículos de peluquería, ya cumplen con el literal 1 por lo tanto se les obliga a utilizar maquina fiscal.
6. Las personas que utilicen formas preimpresas como medio principal NO podrán utilizar otro medio de emisión de facturas, bajo ningún concepto. Solo en casos especiales con autorización por escrito del SENIAT, se podrán utilizar talonarios para ventas TEMPORALES en ferias, ventas móviles, ventas estaciónales y similares.
7. Las personas que utilicen formas libres tienen que tener un talonario que solo será utilizado cuando fallen los sistemas automatizados. Se utilizara un solo correlativo de número de control, y un solo correlativo de factura. Si se tienen sistemas centralizados, pero hay varios puntos de facturación, se repartirán las formas libres en los diferentes puntos pero todos utilizaran el mismo correlativo de factura. Si no hay sistemas centralizados o sucursales, se emitirán series de factura con un correlativo de factura y control individual para cada una. Si tiene vendedores en la calle, NO pueden hacer talonarios con series para los mismos. Los talonarios son solamente para problemas con los sistemas.
8. Si posee impresora fiscal, utilizara talonario cuando se dañen los sistemas o impresoras fiscales o cuando tenga vendedores fuera del establecimiento.
9. En la computadora donde se conecte una impresora fiscal no se puede conectar otra impresora.
10. Las solicitudes de las formas a las imprentas se harán por escrito, con una copia del RIF de la empresa. Una vez que una imprenta nos surta de formatos bajo la providencia 0591, NO podemos cambiar de imprenta sin autorización del SENIAT, hay que hacer una solicitud explicando las causas y esperar que la respuesta aparezca en el portal del seniat. Mientras la respuesta no aparezca en el portal del SENIAT no podremos utilizar otra imprenta.
11. Ahora en la factura hay que especificar la forma de pago: (Efectivo, cheque, tarjeta, otros). Al preguntar lo que sucedía con las de crédito, nos respondieron que a lo que nos paguen, debemos buscar la copia de la factura e indicar como fue. Claro, esto solo funciona con los talonarios, ya que las facturas no pueden llevar enmienda. Aquí el instructor indico que en realidad no se explica ese campo, y que lo mejor es que asumamos como nos van a pagar y lo indiquemos de una vez.
12. Las facturas, Notas de entrega, Notas de Crédito y Débito, NO podrán tener más de una página, ya que la norma dice que cada documento debe llevar un número de control único. Por otro lado, si la descripción del renglón del producto o servicio a vender, es demasiado largo se pueden utilizar hasta un máximo de 5 líneas. En ningún momento la descripción del bien podrá tener más de 5 líneas.
13. El número de Control preimpreso en las facturas esta compuesto de un identificador y un consecutivo: La primera vez que se manden a hacer las facturas se comenzará con el identificador en 00 y el consecutivo en 1. Importante: El consecutivo no podrá ser rellenado con ceros delante.
Aqui hay que resaltar lo siguiente: El número de control es único para la empresa. Esto implica que si se mandan a hacer 4 series de 10 talonarios cada una y cada talonario trae 50 facturas, mas un talonario de Nota de crédito y uno de nota de débito, tendremos 4 numeraciones de factura, NC y ND, pero un solo número de control.
Ejemplo: Serie A Factura del 1 al 500. Control del 00-1 al 00-500. Serie B Factura del 1 al 500. Control del 00-501 al 00-1001. Serie C. Factura del 1 al 500, Control del 00-1002 al 1502. Nota de Credito del 1 al 50. Control del 00-1503 al 00-1553. Nota de Debito del 1 al 50. Control del 00-1554 al 00-1604.
14.- El formato de la fecha es DD-MM-AAAA, No encierren la fecha en casilla, no las separen con "/". No la coloquen en letras. Más claro no canta un Gallo. Si mandas a hacer un Talonario, que te las separen con el guión. Los mismo para la fecha de elaboración del talonario por parte de la imprenta. En consulta con varios funcionarios del SENIAT, unos dicen que tiene que ser como dice la providencia, utilizando el guión. Otros dicen, que eso no importa. Pero a la hora de la fiscalización, el fiscal que te toque, con la providencia en la mano, que crees que pasará?
15.- Con respecto al almacenamiento de los rollos de auditoria de las máquinas fiscales, estos se deben guardar en ORDEN CRONOLOGICO, supuestamente por 6 años, pero nos dieron el tip de que hay una ley por alli que dice 10 años. En pocas palabras, si le entregas al fiscal una bolsa o una caja con los rollitos para pretender que el los ordene, estas sancionado. En el caso de las facturas se deben guardar cronologicamente en una carpeta y las carpetas cronológicamente en el archivo, caja o estante destinado a ese fin. Ojo entonces también con el tipo de papel que utilicen para lel rollo de auditoría, el térmico no dura meses, menos años.
16 En las Disposiciones Transitorias se especifica que si la empresa opera desde antes del 01/02/2008, pero no usa máquina fiscal, y esta obligado a usarla por el artículo 8, tendra hasta el 01/02/2009 para adquirirla. Pero si ya venia usando una (bajo resolución 320) tendra hasta el 01/02/2010, para cambiarla o repotenciarla.
Por otro lado, si por la providencia 0591 la empresa esta obligada a usar Impresora Fiscal y actualmente utiliza forma libre bajo resolución 320, y llega el 31/08/2008 o se le acaba la papeleria, NO PODRA mandar a hacer más forma libre. Deberá utilizar Formatos Manuales Preimpresos hasta que adquiera la impresora fiscal.
Rafael Rangel
DataLock Systems, C.A.
